Zintegrowany Raport Roczny Grupy LOTOS S.A. 2014

Doskonalenie organizacji

W Grupie Kapitałowej LOTOS dążymy do stałego doskonalenia organizacji m.in. poprzez systemowe podejście do przeciwdziałania nadużyciom. Podstawą dla zbudowania i rozwoju tego systemu były wytyczne zawarte w dokumencie Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide, opracowanym przez organizacje zrzeszające profesjonalistów w zakresie przeciwdziałania i wykrywania nadużyć, tj. Instytut Audytorów Wewnętrznych, Amerykański Instytut Biegłych Księgowych oraz Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych.

Naszym celem jest podejmowanie działań ukierunkowanych na kształtowanie optymalnego poziomu odporności Grupy Kapitałowej LOTOS na nadużycia. Organizacja odporna na nadużycia to taki podmiot, który dysponując wiedzą dotyczącą rzeczywistego i postrzeganego poziomu zagrożenia nadużyciami w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, ustanowiła i zapewnia funkcjonowanie rozwiązań, dostosowanych w sposób optymalny do charakteru i skali dotyczących go zagrożeń, ukierunkowanych na przeciwdziałanie, wykrywanie i reagowanie na nadużycia.

Efektem działań ma być pełna zdolność LOTOSU do:

• minimalizowania możliwości wystąpienia nadużyć,
• ograniczania ich szkodliwych skutków,
• mobilizowania zasobów przyspieszających powrót organizacji do sytuacji poprzedzającej wystąpienie zdarzeń o charakterze nadużyć.

Zasadność wdrożenia kompleksowego podejścia do zarządzania ryzykiem nadużyć potwierdziły wyniki badania Stowarzyszenia Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE) zaprezentowane w Report to the Nation za 2012 r., odnoszące się m.in. do specyfiki i skali nadużyć występujących w poszczególnych branżach. Przedsiębiorstwa z branży ropy naftowej i gazu znajdują się na czwartym miejscu pod względem wielkości strat odnotowanych w przypadku zaistnienia pojedynczego zdarzenia o charakterze nadużycia. Jednocześnie spółki z tej branży plasują się na drugiej pozycji pod względem liczby przypadków nadużyć mających charakter korupcyjny. Tego typu zdarzenia, stanowiły około 50% rozpoznanych przypadków nadużyć. To samo opracowanie zawiera prezentację znaczenia różnych metod wykrywania nadużyć, podkreślając wagę i skuteczność działań podejmowanych przez audyt wewnętrzny oraz realizowanych w ramach niezależnych przeglądów dokonywanych przez kadrę kierowniczą. Działania te stanowią jeden z kluczowych elementów dobrze zaprojektowanego i efektywnie funkcjonującego systemu przeciwdziałania nadużyciom.

W związku z powyższym w ramach systemu zarządzania ryzykiem korporacyjnym zostało przez nas zdefiniowane ryzyko nadużyć rozumianych jako celowe działania bądź zaniechania, stanowiące naruszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w wyniku którego dopuszczająca się osoba odnosi nieuprawnione korzyści lub którego rezultatem są straty ponoszone przez Spółkę, włączając wszelkie formy działań korupcyjnych.

Zwiększanie odporności organizacji na nadużycia w perspektywie do 2015 r. znajduje swoje odzwierciedlenie w celu kluczowym strategii CSR Grupy Kapitałowej LOTOS, rozumianym jako udoskonalenie sposobu zarządzania  poprzez dbałość o etykę postępowania i transparentność procesów biznesowych oraz zabezpieczanie organizacji przed ryzykiem niezgodności zagrażających jej funkcjonowaniu. Wypełnienie tego celu jest realizowane poprzez Program etyczny oraz Program zarządzania ryzykiem nadużyć. Sprawne i kompleksowe ich wdrożenie ma na celu skuteczną ochronę reputacji i aktywów, dbałość o efektywność podejmowanych działań oraz konsekwentne zwiększanie wartości Spółki.

Program etyczny obejmuje rozwiązania ukierunkowane na kształtowanie pożądanej kultury etycznej wśród wszystkich pracowników Grupy Kapitałowej LOTOS. Natomiast Program zarządzania ryzykiem nadużyć, skierowany przede wszystkim do członków kadry kierowniczej, obejmuje koordynację działań w zakresie funkcjonowania rozwiązań ustanowionych w poszczególnych procesach biznesowych, służących zapobieganiu i wykrywaniu nadużyć.

Program etyczny

Od początku 2013 r. obowiązuje Kodeks etyki Grupy Kapitałowej LOTOS. Stanowi on fundament przyjętego przez nas kompleksowego Programu etycznego, ukierunkowanego na uczynienie z etyki biznesu najwyższego standardu zarządzania w organizacji. W skład Programu, obok edukacji etycznej oraz działań komunikacyjnych, wchodzą kanały zgłaszania naruszeń postanowień Kodeksu oraz instytucje etyczne, stojące na straży przestrzegania przyjętych standardów postępowania – Rada ds. etyki oraz Rzecznik ds. etyki. Rada to powołany w 2013 r. organ kolegialny, którego członkami są reprezentanci wszystkich segmentów biznesowych grupy kapitałowej. Natomiast Rzecznik ds. etyki, pełniący – podobnie jak Rada – swoją funkcję społecznie, został powołany w czerwcu 2014 r. 

Jednym z kluczowych zadań Rady ds. etyki w 2014 r. było określenie warunków wyłonienia Rzecznika ds. etyki oraz rekomendowanie podjęcia decyzji w tym zakresie Prezesowi Zarządu Grupy LOTOS. Należy podkreślić, iż Rada kierowała się przy tym głosami pracowników, którzy w toku konsultacji społecznych wskazali, iż funkcję tę należy powierzyć osobie z wnętrza organizacji. Członkowie Rady, we współpracy z nowo powołanym Rzecznikiem, wypracowali również regulację wewnętrzną szczegółowo normującą zasady funkcjonowania Programu etycznego w Grupie Kapitałowej LOTOS. Dzięki temu każdy z elementów Programu podlega ściśle określonym zasadom, budującym zaufanie oraz wzmacniającym transparentność metod wdrażania praktyk etycznych w organizacji. Walory te wzmacnia fakt podawania do wiadomości wszystkich pracowników okresowych sprawozdań z realizacji Programu oraz działań podejmowanych przez Rzecznika ds. etyki.

Rzecznik ds. etyki, obok członków Rady ds. etyki, odpowiada za podejmowanie działań ukierunkowanych na aktywne kształtowanie kultury organizacyjnej opartej na wartościach etycznych i zasadach postępowania określonych w Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej LOTOS.

Nowo powołany Rzecznik w sposób priorytetowy traktuje możliwość spotkań bezpośrednich z pracownikami. W ciągu pierwszych 6 miesięcy 2014 r. pełnienia przez niego tej funkcji zorganizowanych zostało 27 spotkań, w których wzięło udział ok. 1.000 osób, tj. ok. 20 proc. ogółu zatrudnionych w Grupie Kapitałowej LOTOS.  Relacje z poszczególnych spotkań zamieszczane w mediach zakładowych spotkały się z dużym zainteresowaniem. Na bieżąco udzielano także odpowiedzi na pytania i wątpliwości zgłaszane podczas spotkań, rozmów telefonicznych oraz w korespondencji kierowanej do Rzecznika ds. etyki. W pierwszych miesiącach od powołania Rzecznika wpłynęło do niego 49 spraw. Ponad połowę z nich stanowiły zapytania o wyjaśnienie, stanowisko, interpretację lub sygnał potencjalnego naruszenia. Zgłoszenia i zapytania dotyczyły w szczególności takich zagadnień jak:

• komunikacja w relacjach przełożony – pracownik,
• przebieg procesu zakupowego,
• ryzyko zaistnienia konfliktu interesów, 
• sprawy pracownicze,
• stosunki pracy na stacjach paliw LOTOS. 

Osoby, które zwróciły się do Rzecznika ds. etyki, otrzymały informacje zwrotne z odpowiednią interpretacją Kodeksu oraz uzasadnieniem. W przypadkach stwierdzenia naruszenia zalecono stosowne działania naprawcze.

Program zarządzania ryzykiem nadużyć

Opracowaliśmy i zakomunikowaliśmy Politykę przeciwdziałania nadużyciom oraz wyznaczyliśmy osoby odpowiedzialne i koordynujące działania w zakresie przeciwdziałania nadużyciom. Ustanowione zostały kanały zgłoszeń podejrzeń nadużyć wraz ze stosowanymi rozwiązaniami organizacyjno-procesowymi (baza zgłoszeń podejrzeń nadużyć, system rozpatrywania i raportowania zgłoszeń, zasady prowadzenia postępowań wyjaśniających). 

Kanały zgłaszania podejrzeń wystąpienia nadużyć są dostępne zarówno wszystkim pracownikom, jak i zewnętrznym interesariuszom. Polityka przeciwdziałania nadużyciom wskazuje, że każdy pracownik Grupy Kapitałowej LOTOS ma obowiązek bezzwłocznego zgłaszania podejrzeń w tym zakresie.

W 2014 r. rozpoczęliśmy realizację projektu, którego celem jest przeprowadzenie szczegółowej oceny ryzyka nadużyć w organizacji. Jego elementami są: badanie kwestionariuszowe skierowane do kadry kierowniczej i zarządzającej, podnoszenie świadomości na temat zagrożeń przez szkolenia i warsztaty oraz identyfikacja luk procesowych poprzez przeglądy zdefiniowanych kategorii nadużyć.

Zgodnie z przyjętą strategią CSR w latach 2014-2015 podejmujemy działania zmierzające do kompleksowego objęcia procesem zarządzania ryzykiem nadużyć całej Grupy Kapitałowej LOTOS. Dodatkowo monitorujemy środki przekazu pod kątem dostępnych w nich informacji mogących wskazywać na występowanie w Spółce nieprawidłowości o charakterze nadużyć, jak również identyfikujemy przypadki nieprawidłowości i nadużyć zaistniałych w innych firmach, w tym w szczególności reprezentujących naszą branżę. 

W zakresie systemowego przeciwdziałania nadużyciom dokonywana jest okresowa ocena odporności organizacji na nadużycia. Zgodnie z przyjętym sposobem zarządzania ryzykiem nadużyć, określonym w Polityce Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym, ocena ta jest przeprowadzana minimum raz na trzy lata. Pierwsza została przeprowadzona w 2013 r. Wtedy to poddaliśmy analizie ryzyko związane z korupcją. Metodyka działania zakładała odniesienie się do wszystkich procesów w Spółce przez kierowników komórek organizacyjnych. Spółki grupy kapitałowej nie były poddawane ocenie. Jednym z wyników obecnie realizowanego Programu zarządzania ryzykiem nadużyć ma być możliwość sformułowania oceny odporności organizacji na nadużycia dla całej grupy kapitałowej. Pierwsza taka ocena ma zostać przygotowana po raz pierwszy po zakończeniu 2015 r.

Jednostki biznesowe Grupy Kapitałowej LOTOS przeanalizowane w 2013 r. z punktu widzenia ryzyka związanego z korupcją
Łączna liczba jednostek	15
Procentowy udział jednostek objętych analizą w łącznej liczbie jednostek	7

Ponadto podjęliśmy działania mające na celu edukowanie kadry kierowniczej i zarządzającej w zakresie przeciwdziałania nadużyciom oraz wzrost świadomości istotności funkcjonowania systemu przeciwdziałania nadużyciom. Celem organizowanych szkoleń jest także dostarczenie wiedzy na temat strat i zagrożeń, które niosą dla organizacji nadużycia, sposobów ich popełniania, identyfikowania i zapobiegania. W 2014 r. podczas szkoleń omawiane były ponadto zagadnienia z zakresu cyberprzestępczości i kradzieży informacji, a w ramach zajęć warsztatowych przeprowadzono warsztaty dotyczące zagrożeń nadużyciami, w tym korupcją w procesie zakupowym.

Procent pracowników przeszkolonych w zakresie polityki i procedur antykorupcyjnych organizacji

Rodzaj stanowiska	2012 r.	2013 r.	2014 r.
Grupa LOTOS
Kierownicze	62,5	32	77
Pozostałe	5,7	7	3,8
Grupa Kapitałowa LOTOS
Kierownicze	-	-	54
Pozostałe	-	-	4,3

W 2014 r. w Grupie Kapitałowej LOTOS żaden z pracowników nie został zwolniony lub ukarany dyscyplinarnie w odpowiedzi na przypadki korupcji. Nie zaistniała także sytuacja nieodnowienia umów z kontrahentami z powodu naruszenia zasad dotyczących zwalczania korupcji.

Zgodnie z przyjęta strategią CSR w 2015 r. będziemy kontynuowali wzmożone działania w tej sferze skierowane do kadry zarządzającej i kierowniczej oraz pozostałych pracowników, obejmując ich zakresem zarówno Grupę LOTOS, jak i jej spółki zależne. Postępy w realizacji Programu zarządzania ryzykiem nadużyć okresowo raportujemy do Komitetu Audytu w ramach Rady Nadzorczej Spółki.

Zobacz także:

• Podejście do zarządzania ryzykiem korporacyjnym

  W Grupie Kapitałowej LOTOS funkcjonuje system zarządzania ryzykiem korporacyjnym, który wspiera bezpieczną i skuteczną realizację celów strategicznych i operacyjnych organizacji.

  Przejdź do strony  »